บทที่ 5
ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

 

                 วิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร ได้มีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง ในสมัยโบราณที่ยังไม่มีตัวอักษร มีการวาดภาพแทนคำอธิบายไว้บนผนังถ้ำ จนเมื่อได้มีการประดิษฐ์สัญลักษณ์แทนตัวอักษรจึงบันทึกสัญลักษณ์ตัวอักษรแทนรูปภาพ การจัดเก็บก็ได้พัฒนาจากการบันทึกบนพนังถ้ำไปบันทึกบนวัสดุที่จัดเตรียมไว้เพื่อให้หยิบถือไปอ่านได้ง่ายและมีความคงทน เช่น ใบลาน ไม้ไผ่ เป็นต้น จนกระทั้งได้มีการประดิษฐ์กระดาษเกิดขึ้น เอกสารต่าง ๆ จึงถูกจัดเก็บไว้บนกระดาษ และใช้กันอย่างแพร่หลายต่อเนื่องยาวนาน เมื่อเอกสารมีมากขึ้น ได้มีการประดิษฐ์ระบบไมโครฟิลม์เพื่อจัดเก็บเอกสารที่มีจำนวนมากเหล่านี้ ซึ่งช่วยให้ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บน้อยลงและสามารถค้นหาได้ง่าย เมื่อโลกได้ก้าวเข้าสู่ยุคสารสนเทศการจัดทำและจัดเก็บเอกสารได้พัฒนามาจัดทำและจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เป็นไฟล์ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น แบบภาพ (Image format) แบบเอกสาร (Document format) แบบเอ็กเอ็มแอล (XML) เป็นต้น หรือแม้กระทั้งบันทึกไว้ในฐานข้อมูล การกระจายเอกสารก็เช่นเดียวกัน ได้มีการพัฒนาจากการจัดส่งเอกสารด้วยการนำสารด้วยมือ ไปเป็นการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ การรักษาความลับให้กับเอกสารก็ได้พัฒนาจากกรรมวิธีทางกายภาพไปเป็นการเข้ารหัสทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการสร้างความคงทนของเอกสารก็ได้เปลี่ยนแปลงไปตามสภาพการจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแสดงให้เห็นว่าการจัดการเอกสารได้เปลี่ยนแปลงจากการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ ไปเป็นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

5.1 ความหมายของเอกสาร

            ตามประมวลกฎหมายอาญามาตรา 1 ได้ระบุนิยามของเอกสารว่า "เอกสาร" หมายถึง "กระดาษ หรือวัตถุอื่นใดซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่น จะเป็นโดยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่นอันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น" ตามความหมายของกฏหมายมาตรานี้คำว่า "วัตถุอื่นใดและวิธีอื่น" นั้นทำให้ความหมายของเอกสารสามารถตีความได้กว้างขวาง ดังเช่น คำพิพากษาศาลฎีกาที่ 9/43 ตีความว่า บัตร A.T.M. เป็นเอกสาร             ดังนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นเอกสารชนิดหนึ่งตามกฎหมายนี้ ตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 ได้ระบุนิยามของ "ข้อมูลข่าวสาร" หมายถึง "สิ่งที่สื่อความหมายให้รู้เรื่องราวข้อเท็จจริง ข้อมูล หรือสิ่งใด ๆ ไม่ว่าการสื่อสารความหมายนั้นจะทำได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเอง หรือ โดยผ่านวิธีการใด ๆ และไม่ว่าจะได้จัดทำไว้ในรูปของเอกสาร แฟ้ม รายงานหนังสือ แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์ม การบันทึกภาพหรือ เสียงการบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่นใดที่ทำให้สิ่งที่บันทึกไว้ปรากฏได้" ดังนั้นเอกสารจึงเป็นสิ่งที่ใช้ในการสื่อข้อมูลข่าวสารตามเจตนาของเอกสารนั้น เอกสารในยุคสารสนเทศมีความหมายและขีดความสามารถกว้างขวางมากขึ้น ตามความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี นอกจากรวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ยังรวมถึงเว็บเพจ วิดีโอ และ ออดิโอ อีกด้วย

5.2 บทบาทของเอกสาร


บทบาทของเอกสาร มีส่วนสำคัญดังนี้
         1. พิสูจน์เจตนา ช่วยยืนยันถึงข้อผูกพันที่กำหนดไว้ในเอกสาร ที่ผู้ลงนามจะต้องถือปฏิบัติ
         2. พิสูจน์ว่าได้ปฏิบัติตามเอกสารนั้นแล้ว ด้วยการลงลายมือชื่อรับรอง
         3. พิสูจน์ความถูกต้อง เอกสารหากมีการลงลายมือชื่อถือเป็นข้อสันนิฐานเบื้องต้นว่าเป็นเอกสารที่แสดงเจตนาตามที่กำหนดไว้ในเอกสารดังกล่าวจริง และจะมีผลอย่างมากในการพิสูจน์ความถูกต้องในการใช้เป็นพยานหลักฐาน


5.3 วงจรชีวิตของเอกสาร (Document Lift Cycle)


               วงจรชีวิตของเอกสาร มีวงรอบดังดังนี้

              1. ผลิต เริ่มจากการผลิตหรือสร้างเอกสาร ซึ่งอาจจะสร้างจากแบบฟอร์มที่กำหนด หรือได้รับเอกสารมาจากหน่วยงานอื่น หรือนำเอกสารที่จัดเก็บไว้มาใช้งานซ้ำ หรือการนำเข้าเอกสาร เอกสารที่ผลิตได้ จะยังไม่มีผล จนกว่าจะได้รับอนุมัติหรือรับทราบและลงนามโดยผู้ที่มีอำนาจหรือผู้ที่มีสิทธิอนุมัติ
              2. อนุมัติ ก่อนที่จะนำไปใช้งาน ต้องได้รับอนุมัติหรือได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจ ซึ่งอาจจะใช้วิธีการลงลายมือชื่อหรือวิธีการอื่นใดที่เป็นการพิสูจน์ตัวตนของผู้มีอำนาจ ในบางหน่วยงานอาจจะต้องมีการกลั่นกรองตามลำดับชั้นตามกระบวนการทำงาน (work Flow) ของแต่ละหน่วยงาน
              3. ส่ง-รับ และใช้งาน เมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสารแล้วจึงส่งไปยังบุคคลหรือหน่วยงานที่ต้องการ เพื่อใช้งานตามเจตนารมณ์ของเอกสารที่ผลิตขึ้น
              4. จัดเก็บ/ทำลาย เอกสารที่ส่งออกไปหรือได้รับมา จะทำการจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้งานซ้ำ หรือทำลายเมื่อถึงวาระตามที่กำหนดจึงถือว่าจบชีวิตของเอกสาร

5.4 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document)

                 วงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Lift Cycle) จะเหมือนกับวงจรชีวิตของเอกสารทั่วไป แตกต่างกันที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์

                 5.4.1 สถานะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามกฏหมาย


                          ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 [2][3] สรุปนิยามของ "ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์" ได้ว่า หมายถึง "การกระทำใด ๆ ที่เกี่ยวกับกิจกรรมในทางแพ่งและพาณิชย์ คือการทำนิติกรรม สัญญา หรือการดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วยการใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหรือแต่บางส่วน" และได้ให้นิยามของ "ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" หมายความว่า "ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือ ประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์ หรือ โทรสาร" ดังนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงถือได้ว่าเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และมีผลทำให้ต้องปฏิบัติตามหลักกฎหมายที่สำคัญ คือ
                          ห้ามมิให้ปฏิเสธความมีผลผูกพันและการบังคับใช้ทางกฎหมาย ต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ต่อการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการตามที่กฎหมายกำหนด ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับ-ส่ง การเก็บรักษาและการรักษาสภาพเอกสารต้นฉบับตามวิธีการที่กฎหมายกำหนด
                          เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบของ อีเมล์ เว็บเพจ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างอื่น สามารถเป็นพยาน หลักฐานในกระบวนการพิจารณาตามกฎหมายได้
                          นิติกรรมบางอย่างที่กฎหมายระบุให้ต้องทำเป็นหนังสือ สามารถทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการแสดงเจตนาในการทำนิติกรรมสัญญาผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์สามารถมีผลใช้บังคับตามกฎหมาย

                     5.4.2 แหล่งกำเนิดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แหล่งผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญมีดังนี้

                            1) เครื่องมือทางซอฟต์แวร์ ส่วนใหญ่จะเป็นโปรแกรมสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ได้แก่ เวิร์ดโปรเซสเซอร์ เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด ปลาดาวออฟฟิศ เวิร์ดราชวิถี เวิร์ดจุฬา หรือโปรแกรมสเปรดชีต เช่น ไมโครซอฟต์เอกเซล ปลาดาวออฟฟิศ ผลผลิตที่ได้ จะเป็นไฟล์ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ชนิดต่าง ๆ ตามแต่โปรแกรมจะผลิตขึ้นมา
                            2) เครื่องมือทางฮาร์ดแวร์ ส่วนใหญ่จะเป็นเครื่องมือทางแสง โดยใช้หลักการถ่ายจากภาพจริงหรือถ่ายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเป็นไฟล์ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ชนิดรูปภาพ เช่น สแกนเนอร์ โทรสาร กล้องถ่ายภาพดิจิตอล

                     5.4.3 รูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส


                     รูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีหลายรูปแบบแต่ที่นิยมใช้และกำหนดเป็นมาตรฐาน มีดังนี้
                           1) รูปแบบเอกสารข้อความ (Text format) เป็นไฟล์ที่ผลิตจากเครื่องมือที่เป็นซอฟต์แวร์ ปกติเมื่อเปิดไฟล์จะสามารถเห็นตัวอักษรในไฟล์และพอที่จะอ่านข้อความนั้นได้ ซึ่งมีรูปแบบย่อยอีกหลายรูปแบบ เช่น
                               TEXT format เป็น ไฟล์ที่เก็บเฉพาะตัวอักษร ไม่เก็บลักษณะ ที่ใช้เพื่อแสดงผลของเอกสาร
                               Document format เป็นไฟล์ที่ผลิตจาก เวิร์ด โปรเซสเซอร์ เช่นไมโครซอฟต์เวิร์ด ปลาดาวออฟฟิศซึ่งไฟล์ประเภทนี้จะเก็บคุณลักษณะของการแสดงผลของเอกสารไว้พร้อมกับตัวอักษร ซึ่งแต่ละโปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์ จะเก็บคุณลักษณะไว้แตกต่างกัน ทำให้บางครั้งไม่สามารถใช้โปรแกรมอื่น ๆ เปิดไฟล์นี้ได้ จึงก่อให้เกิดปัญหาในกรณีที่ ไฟล์ถูกผลิตไว้เป็นเวลานาน เมื่อต้องการนำกลับมาใช้ จะไม่สามารถหาโปรแกรมเปิดเอกสารมาใช้งานได้
                               PDF format (Portable Document Format) เป็นไฟล์เอกสารที่ถูกออกแบบให้สามารถเปิดใช้งานกับระบบคอมพิวเตอร์ต่างระบบกันได้ เช่น ระบบวินโดว์ ระบบยูนิกซ์ จึงทำให้มีความสะดวกในการใช้งานสูง เป็นผลิตภัณฑ์ของบริษัท อโดเบ โดยต้องใช้โปรแกรม อโครแบต รีดเดอร์ (Acrobat Reader) ในการเปิด และต้องใช้โปรแกรมสร้างเอกสารอโครแบตในการสร้างเป็นเอกสารรูปแบบ PDF
                               XML (Extensible Markup Language) เป็นภาษาที่ใช้สำหรับการเขียนเอกสารมาร์คอัฟ (markup document) โดยที่เอกสารมาร์คอัฟ นั้นมีการใช้เมต้าดาต้า (metadata or tags) เพื่อบอกหน้าที่ และประเภทของข้อมูลของส่วนต่างๆ ในเอกสารนั้นได้ชัดเจน การเพิ่มเมต้าดาต้า เข้าไปในเอกสารสามารถทำให้โครงสร้างของเอกสารชัดเจนขึ้น และทำให้การประมวลผลเอกสารเป็นไปโดยง่าย เป็นแนวโน้มที่สำคัญของเทคโนโลยี ที่จะนำมาใช้ในการจัดการเอกสารต่อไปในอนาคต
                           2) รูปแบบเอกสารภาพ (Image) เป็นไฟล์ที่ผลิตจากเครื่องมือที่เป็นซอฟต์แวร์ มีรูปแบบที่ใช้งาน เช่น
                                JPEG format เป็นรูปแบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บภาพได้หลายสี มีการบีบอัดข้อมูล
                                PNG or GIF formats เป็นรูปแบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บภาพ มีการบีบอัดข้อมูลแบบไม่มีการสูญเสียของคุณภาพ (Lossless compression) และสามารถใช้ได้ดีกับภาพสี ภาพสีเทา และขาวดำ
                                Bitmapping formats เป็นรูปแบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บภาพในรูปแบบอื่น ๆ เป็นจุดของภาพ

5.5 การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management)


                    ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 [4] ได้ระบุนิยามของ "งานสารบรรณ" หมายถึง "งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ
การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย" ซึ่งสอดคล้องกับ ความหมายของการจัดการเอกสาร ที่หมายถึง "กระบวนการเพื่อประโยชน์ในการ ผลิต อนุมัติ รับ-ส่ง(แจกจ่าย/ใช้งาน) รวบรวม จัดเก็บ สืบค้น ติดตาม ยืม ทำลาย รวมถึงการรักษาความปลอดภัย และการพิสูจน์ตัวตน ของเอกสาร" ดังนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงหมายถึงการนำวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกระบวนการดังกล่าว
ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544 [5] ได้กำหนดกระบวนการและกรรมวิธีต่อเอกสารที่สำคัญไว้ดังนี้
                   1. การกำหนดชั้นความลับ ตามความสำคัญของข้อมูลในเอกสาร กำหนดไว้ 3 ระดับ ได้แก่ ลับ ลับมาก ลับที่สุด และมีการกำหนดความรับผิดชอบ ให้แก่ผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับ เป็น
ผู้พิจารณากำหนดระดับชั้นความลับของเอกสาร และการยกเลิกหรือปรับระดับชั้นความลับของเอกสารตามความจำเป็น
                   2. การควบคุมเอกสาร โดยกำหนดให้มีมาตรการควบคุมต่าง ๆ คือ การจัดทำทะเบียน การตรวจสอบ การจัดทำเอกสาร การสำเนาและการแปล การโอน การส่งและการรับ การเก็บรักษา การยืม การทำลาย การปฏิบัติในเวลาฉุกเฉิน เวลาสูญหาย รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลในเอกสาร
จากระเบียบดังกล่าว จะเห็นได้ว่า เป็นมาตรการที่ละเอียด รอบคอบ ถือว่าเป็นแนวทางที่เหมาะสมที่ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                   5.5.1 กระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส

                   กระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ มาจัดการต่อวงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่การผลิตโดยการจัดทำเอกสารฉบับร่าง (Draft) จากเอกสารเดิมที่จัดเก็บไว้หรือได้รับจากหน่วยงานอื่น จากแบบฟอร์มหรือสร้างขึ้นใหม่ แล้วส่งเข้ากระบวนการควบคุมเอกสาร โดยการส่งไปให้ผู้มีอำนาจอนุมัติพิจารณาอนุมัติ ทำการการพิสูจน์ตัวตนของเอกสาร ด้วยวิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีอื่น ๆ สร้างความปลอดภัยให้กับเอกสาร ดำเนินการแจกจ่ายใช้งาน และจัดเก็บหรือทำลาย โดยมีกระบวนการดังแสดงในรูปที่ 2

รูปที่ 2 กระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                     5.5.2 การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส


                     การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะมีกระบวนการในการใช้เวิร์ดโปรเซสเซอร์ การนำเข้าเอกสารจากเครื่องสแกนเนอร์ เครื่องแฟ็ก การใช้แบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือการใช้วิธีการอื่นใดในการผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจจะอ้างอิงมาจากเอกสารเดิมที่จัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกกลับมาใช้ใหม่ หรือเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานอื่น หรือสร้างขึ้นใหม่ เอกสารที่ผลิตได้จะเป็นฉบับร่าง (Draft) ยังไม่มีผลจนกว่าจะได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ
                     

                      5.5.3 การควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์


                      เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีการควบคุม ตั้งแต่การจัดการทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การอนุมัติเอกสารจากผู้มีอำนาจ ซึ่งอาจจะมีหลายระดับตามเวิร์คโฟล์วของแต่ละหน่วยงาน การควบคุมความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทุก ๆ ด้าน การจัดการการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และการควบคุมการกระจาย การใช้งาน การยืมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                      5.5.4 การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์


                     กระบวนการกลั่นกรองเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ในหน่วยงานที่มีสายการบังคับบัญชาตามลำชั้น จำเป็นต้องมีเวิร์คโฟล์วของการกลั่นกรองขึ้นไปตามลำดับชั้น จนถึงผู้มีอำนาจอนุมัติ โดยวิธีการอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ อาจจะใช้วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือวิธีการลงทะเบียน หรือวิธีทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนหนึ่งของการพิสูจน์ตัวตนในการรักษาความปลอดภัยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                     ความปลอดภัยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                      ความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งที่สำคัญต่อกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถจัดการได้ ประกอบด้วย
                      1. การรักษาความลับ (Confidentiality) ไม่ให้ผู้ไม่มีอำนาจสามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น ๆ ได้ วิธีการรักษาความลับ ส่วนใหญ่จะใช้วิธีการเข้ารหัส โดยหน่วยงานจะต้องมีการกำหนดนโยบายหรือระเบียบข้อบังคับ ในการรักษาความลับของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีข้อพึงระวังสำหรับการใช้เวิร์ดโปรเซสเซอร์รุ่นใหม่ จะมีความสามารถในการติดต่อกับเซิฟเวอร์ของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจจะมีการ รับ-ส่ง ข้อมูลโดยที่ผู้ใช้ไม่สามารถทราบได้
                      2. ความถูกต้องสมบูรณ์ (Integrity) ครบถ้วนของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้อง ไม่ขาดหาย ไม่ถูกแก้ไข และต้องมั่นใจได้ว่าเอกสารฉบับที่ส่งไปถึงผู้รับหรือจัดเก็บไว้ เป็นฉบับจริงที่ไม่มีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงใด ๆ หรือแม้แต่ส่วนหนึ่งส่วนใดของเอกสาร
                      3. ความพร้อมใช้งาน (Availability) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ดังนั้นจึงต้องมีวิธีการป้องกันการสูญหายจากการที่ระบบล้มเหลว การได้รับความเสียหายทางกายภาพ จากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม

                      4. การพิสูจน์ตัวตน (Authenticity) ว่าเป็นเอกสารฉบับจริง ไม่ใช่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูก คัดลอก ปลอม แปลง ซึ่งอาจจะกระทำด้วยการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือระบบติดตามเอกสาร หรือระบบอื่น ๆ ที่เหมาะสม

                   5.5.5 การกระจายและใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                       การกระจายและใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญ ในกระบวนการควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การกระจายเอกสารจะต้องสามารถ รับ-ส่ง ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เป็นหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือส่งไปในมีเดียต่าง ๆ ได้อย่างปลอดภัย โดยต้องมั่นใจได้ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกจัดส่งไปนั้น ไปถึงผู้รับได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีการรักษาความปลอดภัยเป็นอย่างดี

                    5.5.6 การจัดการการจัดเก็บ การค้นหาและเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส ์

                       การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นกระบวนการในการจัดเก็บในซอฟต์แวร์ หรือมีเดียต่าง ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการจัดเก็บ สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการเลือกซอฟต์แวร์ในการจัดการการจัดเก็บควรพิจารณาใช้ไฟล์รูปแบบที่ไม่มีใครเป็นเจ้าของ(Non-proprietary file storage format) ไม่ผูกติดกับฮาร์ดแวร์การกำหนดมาตรฐานในการจัดเก็บ เช่น มาตรฐาน DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) [8] ของสหรัฐฯ ซึ่งกล่าวถึงฟังชั่นการทำงานพื้นฐานของการจัดการการจัดเก็บ รูปแบบของไฟล์ องค์ประกอบ ชนิดของสื่อที่ใช้ในการจัดเก็บ การทำลายเอกสาร การค้นหาและเรียกใช้ การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร การสำรองข้อมูล การกู้คืนและการป้องกันความเสียหาย และการกำหนดผู้มีอำนาจหน้าที่รับผิดชอบ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้มีความมั่นใจได้ว่าเอกสารที่ถูกจัดเก็บจะมีความมั่นคงปลอดภัย สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ และสามารถค้นหาได้ง่าย

5.6 ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

                       ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management Application)
เนื่องจากซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีจำหน่วยอยู่ในปัจจุบันมีมากมาย มีความสามารถต่าง ๆ กัน ซอฟต์แวร์บางชนิดมีความสามารถในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทั้งกระบวนการ ซอฟต์แวร์บางชนิดนำเอกสารกระดาษแบบเดิม มาจัดการด้วยอิเล็กทรอนิกส์ และแนวโน้มของซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันมีการใช้ระบบงานบนเว็บมากขึ้น โดยเฉพาะการใช้เอ็กเอ็มแอลมาช่วยในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากเอกสาร
เอ็กเอ็มแอลมีเมต้าดาต้า (Metadata) ของทุก ๆ ส่วนที่เป็นองค์ประกอบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงสามารถที่จะจัดการทุก ๆ ส่วนของเอกสารได้ง่าย การนำกลับมาใช้ใหม่ การแบ่งปันการใช้งานและการรวบรวมข่าวสารจากเอกสารได้ง่าย เพื่อง่ายต่อความเข้าใจ จึงจัดกลุ่มของซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามขีดความสามารถและวัตถุประสงค์ในการใช้งานของซอฟต์แวร์ดังนี้
                      1. ซอฟต์แวร์การบริหารจัดการเอกสารกระดาษ เป็นซอฟต์แวร์ที่นำมาจัดการเอกสารกระดาษ ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร จัดการระบบแฟ้มเอกสาร และการควบคุมเอกสาร ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสาร การควบคุมเอกสาร เช่น
                            ซอฟต์แวร์ Paper Tiger เป็นซอฟต์แวร์ที่นำเอกสารกระดาษมาแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการนำเข้าเอกสารผ่านทางเครื่องสแกนเนอร์ จัดทำดัชนี การควบคุมไฟล์เอกสาร
                            ซอฟต์แวร์ DocuTrack3000 เป็นซอฟต์แวร์ที่นำระบบวิทยุระบุตัว (Radio Frequency Identification) มาติดตั้งกับเอกสารหรือหนังสือ เพื่อใช้ในการติดตามเอกสาร (Tracking) มีพื้นฐานการทำงานอยู่บนเว็บ (Web-based application) ทำให้ทุกคนในหน่วยงานสามารถใช้งานได้ง่าย และขยายตัวได้ง่าย
                       2. ซอฟต์แวร์ทำงานบางส่วนของกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานเฉพาะบางส่วนบางขั้นตอนของกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การสร้างแบบฟอร์ม การจัดการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ เช่น
                             ซอฟต์แวร์ IBM Lotus Workflow เป็นซอฟต์แวร์จัดทำเวิร์คโฟล์วของหน่วยงานที่ใช้งานง่ายในรูปแบบกราฟิกช่วยในการติดตามงาน
                             ซอฟต์แวร์ Meridio 4.2 เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการการจัดเก็บ (Records Management) ที่รองรับมาตรฐาน DoD 5015.2-STD ของสหรัฐฯ และมาตรฐานของอังกฤษ The National Archives PRO2002 standard โดยมีความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตเอกสารตั้งแต่สร้างเอกสารจนถึงการทำลายเอกสาร การรักษาความปลอดภัยเอกสาร การทำงานร่วมกับระบบสำนักงานของไมโครซอฟต์ (Microsoft office system)
                       3. ซอฟต์แวร์ทำงานทุกส่วนของกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานทุกส่วนของกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่ขั้นการผลิตเอกสารไปจนถึงการการจัดเก็บหรือทำลายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น
                             ซอฟต์แวร์ HP document management เป็นซอฟต์แวร์ที่รวมซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานในแต่ละกระบวนการของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความสามารถในการนำเข้าเอกสาร การจัดการแบบฟอร์มอัตโนมัติ การกระจายเอกสาร การจัดการวงจรชีวิตของเอกสาร
                             ซอฟต์แวร์ IBM Lotus Document Management 6.5.1 เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถของซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั่ว ๆ ไปที่มีจำหน่วยในท้องตลาด มีความสามารถในการจัดการจากศูนย์กลาง (centralized)
                             ซอฟต์แวร์ TRIM Context? เป็นซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั่ว ๆ ไป และมีความสามารถในการควบคุมเวอร์ชั่นและการแก้ไข (Version and revision control) ของเอกสาร
                        4. ซอฟต์แวร์ความสามารถหลากหลาย (Complex) เป็นซอฟต์แวร์ที่มีขนาดใหญ่ สามารถทำงานได้มากกว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สามารถประสานการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ระหว่างคนกับคน และระหว่างซอฟต์แวร์กับซอฟต์แวร์ สามารถปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เข้ากับการทำงานที่ต้องการได้ (Customization with Flexible application) มีเครื่องมื่อพัฒนาให้สามารถทำงานเฉพาะเจาะจงตามความต้องการได้ (Development tools) และสามารถที่จะประสมประสานรวมเข้ากับระบบงานทางธุรกิจอื่น ๆ ได้ เช่น ซอฟต์แวร์ในกลุ่ม IBM content management

                        5.6.1 ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พึงประสงค์

                        การจัดหาซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น หากเป็นหน่วยงานขนาดใหญ่ ที่ต้องใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขนาดใหญ่ สามารถลดความเสี่ยง โดยจัดหาผ่านบริษัทที่ปรึกษา เพื่อให้บริษัทช่วยวิเคราะห์ ออกแบบ ติดตั้งระบบที่เหมาะสมให้ ซึ่งบริษัทเหล่านี้ ได้มีการศึกษาบทเรียนความสำเร็จและล้มเหลวของหน่วยงานต่าง ๆ มาเป็นอย่างดี จึงทำให้ลดความเสี่ยงลงได้ การจัดหาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยทั่วไปควรมีขีดความสามารถที่สำคัญ ๆ ดังนี้
                        ความสามารถในการจับภาพ (Capture) หรือ นำเข้าเอกสารชนิดต่าง ๆ เข้ามาในระบบได้ ซึ่งมีวิธีการที่สำคัญ ๆ อยู่ 3 วิธี คือ การสแกนหรือถ่ายภาพ นำเข้าจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เช่น เวิร์ด สเปรดชีต โทรสาร ออดิโอ และ วิดีโอ รวมทั้งการแปลงจากไฟล์ชนิดอื่นมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
                        ความสามารถในการเก็บรักษา และการจัดเก็บเอกสารสำคัญ ที่สามารถขยายและเปลี่ยนแปลงได้ จะต้องมีระบบจัดเก็บเอกสารที่เชื่อถือได้ รองรับการขยายและการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีได้ เพื่อที่จะให้สามารถใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ยาวนาน
                        ความสามารถในการทำสารบาญหรือดัชนี การค้นหาและการนำกลับมาใช้ โดยจะต้องมีกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งมีวิธีการที่ใช้กันอยู่ทั่วไป 3 วิธี คือ การทำดัชนีทั้งเอกสาร (Full-text indexing) การทำดัชนีด้วยคีย์เวิร์ด (Index fields) คือการค้นหาจากข้อความสำคัญในเอกสาร และด้วยการจัดกลุ่มเอกสาร (Indexing by associated document group or Folder/file structure)
                        ความสามารถในการกระจายเอกสารถึงผู้รับที่ถูกต้อง โดยต้องสามารถกระจายแบบถึงผู้รับหลายคน ส่งได้หลากหลายสื่อทั้งภายในและภายนอกองค์กร ในหลายรูปแบบ เช่น อินทราเน็ต อินเทอร์เน็ต อีเมล์ เว็บ ซีดี หรือ ดีวีดี และต้องมีการควบคุมการคัดลอกเอกสาร
                        ความสามารถในการรักษาความปลอดภัย และการปกป้องเอกสารจากการสูญหายและความสับสน ต้องมีเครื่องมือที่สามารถควบคุมได้ทั้งจากการกำหนดความปลอดภัยให้กับเอกสารและคุณลักษณะของเอกสารที่มีความปลอดภัยอยู่ในตัวเอง

5.7การกำหนดแผนแม่บทและวางแผนกลยุทธในการนำระบบจัดการเอกสาร

                       อิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานในองค์กร
องค์กรโดยเฉพาะหน่วยราชการ ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง จากการใช้การจัดการเอกสารด้วยมือ มาเป็นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องมีการกำหนดแผนแม่บทและวางแผนกลยุทธ ในการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานในองค์กร เพื่อให้เป็นที่ยอมรับและสามารถเปลี่ยนแปลงไปด้วยความเรียบร้อย หากไม่มีการวางแผนอย่างเป็นระบบแล้ว จะทำเกิดปัญหาโดยเฉพาะด้านเจ้าหน้าที่ที่จะต้องใช้งาน และการสนับสนุนจากผู้บริหาร การกำหนดแผนกลยุทธควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
                       การนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ต้องได้ประโยชน์อย่างแท้จริง จึงจะเป็นแรงผลักดันให้เจ้าหน้าที่ใช้ประโยชน์จากระบบอย่างจริงจัง โดยต้องพิจารณาถึงความเข้ากันได้กับระบบการทำงานงานของหน่วยงาน เหมาะสำหรับข้อมูลที่อยู่ในเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา มีการเปลี่ยนแปลงระบบเอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอยู่เสมอ กฎระเบียบที่ต้องเปลี่ยนแปลงไปตามการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
                        เมื่อนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ จะต้องทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น เช่น ประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตเอกสาร ประสิทธิภาพในการกระจายเอกสาร

                       ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความปลอดภัยจากภัยคุกคามต่าง ๆ ระบบมีการป้องกันอย่างเพียงพอจาก ข้อมูลถูกทำลาย การสูญเสียข้อมูล การฝ่าฝืนความลับและความปลอดภัย

                       อาจกล่าวโดยสรุปได้ว่าการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในอนาคต การที่จะนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ นอกจากต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารอย่างเต็มที่แล้ว ต้องมีการกำหนดมาตรฐานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสมสำหรับองค์กร และต้องมีการกำหนดแผนกลยุทธในการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์กร เพื่อให้ทั้งองค์กรยอมรับและใช้อย่างจริงจัง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผลิตขึ้นมาต้องมีมาตรฐานที่จะสามารถจัดเก็บและสามารถเปิดใช้งานได้ในอนาคต

เอกสารอ้างอิง
จิดาภัส สัมพันธ์สมโภชน์ และชัยยงค์ อู่ประสิทธิ์วงศ์. 2539. ระบบข่าวสารเพื่อการบริหาร. กรุงเทพมหานคร : สำนักพิมพ์วังอักษร.
web.schq.mi.th/~suttisak/html/edm.html เข้าถึง 1 เมษายน 2550