บทที่ 2
การวิเคราะห์งานและการไหลเวียนงาน

 

                   ปัญหาและอุปสรรคในการทำงานสำนักงานนั้นมาจากหลายสาเหตุ แต่ปัจจัยที่สำคัญคือปัญหาด้านทรัพยากรมนุษย์ และปัญหาด้านระบบงาน ผู้บริหารสำนักงานจะต้องศึกษา วิเคราะห์แต่ละปัญหา เพื่อหาทางปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้เกิดคุณภาพงานที่ดี มี ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์การ องค์กรใดก็ตามหากมีวัตถุประสงค์เป้าหมายที่ชัดเจน สอดคล้องกับสภาพแวดล้อม มีโครงสร้างองค์การการบริหารงาน และระบบความสัมพันธ์ภายในที่เหมาะสม เอื้ออำนวยต่อ คุณภาพชีวิตการทำงานย่อมถือว่าองค์กรมีรากฐานที่แข็งแรงและมีความมั่นคงและมีประสิทธิภาพ

2.1 การวิเคราะห์งาน

            2.1.1 ความหมายของการวิเคราะห์งาน

                   การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) หมายถึง กระบวนการในการจัดการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบ เกี่ยวกับงานอย่างมีระบบ พร้อมทั้งลักษณะเฉพาะของบุคคลที่เหมาะสมกับงานในด้านความรู้ ความสามารถ ทักษะ และองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ต้องการสำหรับงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานประสพผลสำเร็จตามเป้าหมายขององค์การ (สุภาพร พิศาลบุตร, 2545 : 2)

                   ผลการวิเคราะห์งานจะบันทึกไว้ในเอกสาร 2 ประเภท คือ การบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน (Job Specification)

                   การบรรยายลักษณะงาน คือ การสรุปข้อความที่แสดงถึงรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ กระบวนการปฏิบัติงาน และเงื่อนไขที่แสดงถึงลักษณะงาน นอกจากนี้แล้วการบรรยายลักษณะงานยังเป็นเครื่องมือแสดงหรือรายงานให้ทราบว่าตำแหน่งนั้น ๆ จะมีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไรบ้าง อย่างไร ซึ่งจะมีประโยชน์ต่อกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์

                   การกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน คือการอธิบายว่างานนั้น ๆ ต้องการคนดำเนินงานที่มีคุณสมบัติอย่างไร ในเรื่องความรู้ (Knowledge) ความสามารถ (Abilities) ทักษะ (Skills) และองค์ประกอบอื่น ๆ (Other Characteristics) เพื่อใช้ปฏิบัติงานให้สำเร็จลุล่วงไป

            2.1.2 วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งาน

                   การวิเคราะห์งานมีความสำคัญต่อการทำงานโดยรวมของหน่วยงานเป็นพื้นฐานในการบริหารงานบุคคลหลายเรื่อง แต่ละเรื่องก็ต้องการเทคนิคนำไปประยุกต์ใช้ที่แตกต่างกัน เบอร์นาคินและรัสเซลล์ อ้างโดยสุภาพร พิศาลบุตร (สุภาพร พิศาลบุตร, 2545 : 3-4) ได้จำแนกวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งาน ไว้ดังนี้

                  เพื่อจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน
                  เพื่อการแยกประเภทงาน
                  เพื่อการประเมินค่างาน
                  เพื่อปรับโครงสร้างการออกแบบงาน
                  เพื่อกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานและคุณลักษณะเฉพาะของงาน
                  เพื่อใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
                  เพื่อเป็นแนวทางในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคคล
                  เพื่อการพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง
                  เพื่อประสิทธิภาพ
                  เพื่อความปลอดภัย
                  เพื่อใช้ในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
                  เพื่อกำหนดวิธีการทำงาน

              2.1.3 ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน

                  การวิเคราะห์งาน เป็นกระบวนการในการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับลักษณะงานและคุณสมบัติของผลปฏิบัติงาน ดังนั้นขั้นตอนการวิเคราะห์งานแบ่งเป็น 3 ขั้นตอน (สุภาพร พิศาลบุตร, 2545 : 16-17) คือ

                 1) ขั้นตอนการเตรียมการ เป็นการเตรียมความพร้อมก่อนการดำเนินการ
วิเคราะห์งาน ในขั้นตอนนี้ประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ดังนี้
                  - การศึกษาถึงสภาพทั่ว ๆ ไป เป็นการศึกษาดูว่าในสำนักงานนั้นมีการวิเคราะห์งานแล้วหรือไม่ ถ้าได้มีการจัดทำไว้แล้วเอกสารดังกล่าวมีลักษณะอย่างไร มีการกำหนดนโยบายในเรื่องดังกล่าวเพื่อให้ทุก ๆ ฝ่ายยึดถือเป็นหลักปฏิบัติเพื่อให้การจัดทำเป็นไปด้วยความเรียบร้อยหรือไม่ มีการแก้ไขปรับปรุงเอกสารการบรรยายลักษณะงานให้ทันสมัยหรือไม่ รูปแบบและเนื้อหาเป็นอย่างไร ชัดเจนหรือคลุมเครือ ครอบคลุมงานที่จะต้องปฏิบัติทั้งหมดและถูกต้องตรงกับความเป็นจริงหรือไม่
                  - การวางแผนการจัดทำการวิเคราะห์งาน เป็นการกำหนดขั้นตอนเพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และเสร็จตามเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ยังควรระบุถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องปฏิบัติตั้งแต่เริ่มต้นจนงานแล้วเสร็จ พร้อมทั้งกำหนดช่วงเวลา ตัวบุคคลที่รับผิดชอบ ตลอดจนงบประมาณค่าใช้จ่ายในการจัดทำด้วย โดยปกติแล้วฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้กำหนดตัวบุคคลให้รับผิดชอบในเรื่องดังกล่าว ฉะนั้น จึงต้องเฟ้นหาตัวบุคคลที่มีความคุ้นเคยกับงานและพนักงานในฝ่ายต่าง ๆ ขององค์การ มีมนุษย์สัมพันธ์ดี จากนั้นจึงอบรมให้รู้ถึงหลักการ วิธีการ และการจัดทำ ตลอดจนการเขียนเอกสาร การบรรยายลักษณะงาน
                 - การขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร หลังจากที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้จัดทำแผนการดำเนินการวิเคราะห์งาน เสร็จเรียบร้อยแล้วจะต้องขอความเห็นชอบจากผู้บริหารเพื่อดำเนินการตามแผนนั้น โดยชี้แจ้งให้เห็นถึงลักษณะของปัญหาและความจำเป็นของสถานการณ์ที่จะต้องได้รับการแก้ไข ชี้ให้เห็นถึงรายละเอียดของต้นทุน อันเนื่องมาจากการแบ่งความรับผิดชอบและหน้าที่ที่ไม่ชัดเจน ทำให้ต้นทุนการผลิตสูงขึ้น ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับอย่างเป็นรูปธรรมหากดำเนินการตามที่เสนอ
                 - ประชุมชี้แจงและขอความร่วมมือจากพนักงาน เป็นการประชุมชี้แจงเพื่อทำความเข้าใจกับพนักงานตั้งแต่ระดับผู้บังคับบัญชาไปจนถึงระดับปฏิบัติการ การที่พนักงานมีความเข้าใจไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความวิตกกังวลว่าการทำเอกสารการบรรยายลักษณะงานจะมีผลกระทบต่อหน้าที่และความรับผิดชอบของตนเอง อาจเกิดความรู้สึกต่อต้านและไม่ให้ความร่วมมือในการจัดทำในที่สุด

                2) ขั้นตอนดำเนินการ เป็นการกำหนดแนวทางในการวิเคราะห์งาน อาจกระทำได้ 2 ลักษณะ คือ การว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือบริษัทที่ปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญอาจเป็นนักวิชาการ อาจเป็นผู้มีประสบการณ์ หรือเป็นทีมที่ปรึกษา หรืออาจใช้บุคลากรขององค์การเองเป็นผู้ดำเนินการ ปกติการใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญ หรือบริษัทเป็นเรื่องที่มีค่าใช้จ่ายสูงมากจนบางครั้งผลที่ได้รับอาจไม่คุ้มกับเงินที่จ่ายไป ฉะนั้นจึงควรใช้เฉพาะกรณีไป เช่น
                 - เป็นเรื่องที่จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านให้เป็นผู้ดำเนินการเพราะองค์การไม่มีบุคลากรในลักษณะดังกล่าว หรือมีแต่ไม่มีความชำนาญพอที่จะดำเนินการในเรื่องดังกล่าวได้
                 - เป็นเรื่องที่มีข้อจำกัดในด้านเวลาและมีความจำเป็นเร่งด่วนต้องดำเนินการให้เสร็จโดยเร็ว
                 - เป็นเรื่องที่ต้องใช้คนกลางให้มาดำเนินการในสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อพนักงานบางคนหรือบางกลุ่มภายในองค์การ
                 - เป็นเรื่องที่มีปัญหาการไม่ได้รับความร่วมมือเท่าที่ควรของพนักงานบางคนบางกลุ่มการให้บุคคลภายนอก
มาดำเนินการจะทำให้ได้รับความยอมรับและลดความขัดแย้งดังกล่าวได้

                3) ขั้นตอนการกำหนดผลของการวิเคราะห์งาน ในขั้นตอนนี้จะเป็นการบันทึกผลของการวิเคราะห์งานไว้ในเอกสารสองฉบับ คือ เอกสารบรรยายลักษณะงาน ซึ่งเป็นเอกสารที่บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบ เกี่ยวกับงานอย่างมีระบบและเอกสารอีกฉบับหนึ่งคือเอกสารกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานซึ่งเป็นเอกสารบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติขั้นต้นของผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งประกอลบด้วยความรู้ ความสามารถ ทักษะและองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ต้องการสำหรับงาน

            2.1.4 ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์งาน

                 ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงสุด โดยผู้บริหารระดับสูงสุดจะต้องเข้าใจเรื่องการวิเคราะห์งานเป็นอย่างดี ตลอดจนวัตถุประสงค์ในการนำเอาผลการวิเคราะห์งานนั้นมาใช้ด้วย งานนี้จะต้องเสียเวลาและค้าใช้จ่าย จึงต้องทำการสำรวจถึงเวลาและค่าใช้จ่ายที่จะต้องใช้ในโครงการ การวิเคราะห์งานจะต้องได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหารระดับสูง เพราะขณะดำเนินการอาจจะกระทบเวลาของผู้เกี่ยวข้อง หรืออาจทำให้งานติดขัดจะต้องวางแผนล่วงหน้าว่าการดำเนินการวิเคราะห์งานจะกระทบต่อส่วนงนต่าง ๆ อย่างไร ผลที่ได้นำมาปรับปรุงวิธีการทำงานจะเพิ่มผลผลิต ความพอใจในการทำงานและลดค่าใช้จ่ายอย่างไร เหล่านี้จะต้องเสนอให้ผู้บริหารระดับสูงรับทราบเพื่อให้การสนับสนุน
                 ต้องได้รับความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นพนักงานระดับใดก็ตามต้องให้ความร่วมมือในโครงการการวิเคราะห์งาน ก่อนจะเริ่มโครงการต้องให้แน่ใจว่าจะไม่ได้รับการต่อต้านหรือก่อให้เกิดพฤติกรรมในทางลบ ซึ่งจะเป็นการขัดขวางการดำเนินงานจากเจ้าหน้าที่ในฝ่ายปฏิบัติการและหัวหน้าหน่วยงานต่าง ๆ

2.2 การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

                 ประสิทธิภาพ (Efficiency) เป็นเรื่องของการใช้ปัจจัยและกระบวนการในการดำเนินงานโดยมีผลผลิตที่ได้รับเป็นตัวกำกับการแสดงประสิทธิภาพของการดำเนินงานใด ๆ อาจแสดงค่าของประสิทธิภาพในลักษณะของการเปรียบเทียบระหว่างค่าใช้จ่ายในการลงทุนกับผลกำไรที่ได้รับ ประสิทธิภาพมี 2 ระดับ (สมใจ ลักษณะ,2547 :7-8) คือ
                1) ประสิทธิภาพของบุคคล
                2) ประสิทธิภาพขององค์การ

          2.2.1 องค์ประกอบของการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

                ประสิทธิภาพในการทำงานจะขึ้นกับองค์ประกอบสำคัญ 4 ประการคือ
                        1) สิ่งแวดล้อมนอกองค์การ ได้แก่ ตลาดความต้องการของลูกค้า สภาพเศรษฐกิจ สังคม การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี
                        2) สิ่งแวดล้อมในองค์การ ได้แก่ นโยบาย วิสัยทัศน์ และปรัชญาขององค์การที่จะกำหนดทิศทางของการดำเนินงานขององค์การ วัฒนธรรมองค์การ และการจัดบรรยายกาศการทำงาน จะส่งเสริมการทำงานของบุคลากร
                        3) ปัจจัยขององค์การ ได้แก่ สภาพความพร้อมขององค์การในด้านที่ดิน อาคารสถานที่ อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ เงินทุน เทคโนโลยี และศักยภาพของบุคลากร โดยเฉพาะด้านบุคลากร ถือเป็นหัวใจของการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์การ บุคลากรจะต้องมีประสิทธิภาพในการทำงาน องค์ประกอบด้านตัวบุคลากรที่จะนำไปสู่การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ได้แก่ ปรัชญาและอุดมการณ์ บุคลิกภาพ ความต้องการ ค่านิยม การมีเป้าหมายที่เหมาะสมของชีวตและการทำงาน ความสามารถในการสำรวจตนเอง ความสามารถในการพิชิตอุปสรรคในการทำงาน และการสร้างความเชื่อมั่นใจตนเอง
                        4) กระบวนการขององค์การ เป็นองค์ประกอบเป็นลำดับสองต่อจากองค์ประกอบด้วนบุคคล กระบวนการที่สำคัญของค์การคือ การดำเนินงานทั้งหมดที่จะทำให้เกิดการผลิตและการบริการที่น่าพอใจ ขอบข่ายของกระบวนการขององค์การที่เอื้อต่อการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การ ได้แก่ การจัดโครงสร้างงานขององค์การ การวางแผน การจัดองค์การในด้านบุคลากร การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน การควบคุมคุณภาพการทำงานและการพัฒนาองค์การเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

           2.2.2 การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง

                 การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องมีขั้นตอน 4 ขั้นตอน ( http://gotoknow.org/blog/sknqa/21738 เข้าถึงข้อมูล 18 เมษายน 2550) คือ         

1) Plan หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน Plan การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้

                2) Do หมายถึง การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างรองรับ การดำเนินการ มีวิธีการ ดำเนินการ และมีผลของการดำเนินการ การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างรองรับ การดำเนินการ มีวิธีการ ดำเนินการ และมีผลของการดำเนินการ

                3) Check หมายถึง การประเมินแผน อาจประกอบด้วย การประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้ โดยในการประเมินดังกล่าวสามารถ ทำได้เอง โดยคณะกรรมการที่รับผิดชอบแผนการดำเนินงานนั้น ๆ ซึ่งเป็นลักษณะของการประเมินตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการ อีกชุดมาประเมินแผน หรือไม่จำเป็นต้องคิดเครื่องมือหรือแบบประเมิน ที่ยุ่งยากซับซ้อน

                4) Act หมายถึง การนำผลการประเมินมาพัฒนาแผน อาจประกอบด้วย การนำผลการ ประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควร ปรับปรุงหรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบ การดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการ ในปีต่อไป

2.3 การไหลเวียนงาน

                  องค์กรต่าง ๆ ได้พยายามที่จะนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานในระบบการไหลเวียนงาน (Workflow) ในองค์กรของตน เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดตามงานต่าง ๆ ในองค์
การนำเอาระบบ Workflow มาใช้งานในองค์กรจะทำให้การทำงานต่าง ๆ สามารถที่จะติดตามและประเมินผลได้เร็วมากขึ้น
                  การไหลเวียนงาน คือองค์ประกอบทางธุรกิจ (Business Component) ซึ่งจะสามารถอธิบายถึงแนวความคิดและวิธีการปฏิบัติงานในองค์กร หรืออธิบายง่าย ๆ คือกระบวนการทำงานต่าง ๆ ในการดำเนินงานในองค์กรให้ประสพผลสำเร็จตามความต้องการ โดยธรรมชาติของหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กรจะกระบวนการทำงานและความต้องการไม่เหมือนกัน ตัว Workflow จะเป็นตัวช่วยสร้าง รูปแบบของกระบวนการที่บ่งบอกถึงขั้นตอน กฎ ความเกี่ยวข้อง ขอบเขตการรับผิดชอบของผู้กระทำ ในกระบวนการการทำงาน
ในหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร จะมีกระบวนการการทำงานของตนเอง และอาจจะมีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กร ซึ่งแล้วแต่การแบ่งองค์กรและการทำงาน      

ภาพแสดงการไหวเวียนงาน
(http://groups.sims.berkeley.edu/CDE/report/graphics/workflow-summary.jpg เข้าถึง 18 เมษายน 2550)

                  2.3.1 ส่วนประกอบของ Workflow

                      กระบวนการการทำงานของ Workflow จะประกอบไปด้วย แนวทาง กฎ ระเบีบบ ข้อบังคับในการทำงาน กิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน โดยจะมีลำดับในการดำเนินการตามการบริหารงานขององค์กร เช่น การลาในองค์กร ๆ หนึ่ง อาจจะมีแนวทางการปฏิบัติ ดังนี้
                     1) พนักงานต้องเขียนใบลา
                     2) ส่งต่อขออนุมัติผู้บังคับบัญชาหน่วยงาน
                     3) ผู้บังคับบัญชาส่งให้ผู้บริหารที่สูงกว่าอนุมัติ
                     4) ใบลา ส่งต่อไปยังฝ่ายบุคคลในกรณีที่อนุมัติเรียบร้อย
                     ขั้นตอนต่าง ๆ ที่ยกขึ้นมากล่าวจะเป็น Workflow ใช้ในกระบวนการลา ซึ่งจะทำให้เห็นภาพมากขึ้นในเรื่องของ Workflow ซึ่งกระบวนการลาที่ได้กล่าวนั้นอาจจะถูกออกมาเป็นกฏ ระเบียบขององค์กร เมื่อพนักงานต้องการจะลา ก็คือกิจกรรมหนึ่ง

                2.3.2 การนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ใน Workflow

                      ในการทำงานปกติในองค์กรนั้นปัญหาที่พบกันบ่อยก็คือ ไม่ทราบว่างาน ที่เข้าสู่กระบวนการตอนนี้ดำเนินการไปถึงไหน ติดอยู่ที่ไหน ทำไมเกิดความล่าช้า
ปัจจุบันการใช้งานคอมพิวเตอร์ นั้นไม่ได้ใช้แบบ Standalone อีกต่อไป จะเป็นการทำงานแบบเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายทั้งในและนอกองค์กร และได้มีการนำเอาระบบ E-mail มาใช้ในองค์กร ทำให้เกิดแนวความคิดที่จะนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ เพื่อทำให้ระบบการติดตามการทำงานต่าง ๆ สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ตรงจุดนี้จึงได้มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้งานเพื่ออำนวยความสะดวกและรวดเร็วในการทำกระบวนการบางอย่าง และนอกจากนี้ยังจะสามารถที่จะติดตามได้อีกว่า ณ.ปัจจุบัน งานนั้นไปถึงกระบวนการไหน

                      2.3.2.1 ปัญหาการใช้งาน ระบบ Workflow และแนวทางการแก้ไข

                      การนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานในเรื่องของ Workflow นั้น ส่วนมากองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนจะประสบปัญหาที่คล้าย ๆ กันกล่าวคือ
                      1) ความไม่กระจ่าง ๆ ชัดในการดำเนินการ บางหน่วยงานนั้นจะมีปัญหาในเรื่องของอำนาจและหน้าที่ในการรับผิดชอบ จึงทำให้เกิดความสับสนในการดำเนินการ แนวทางในการแก้ไข ทางองค์จะต้องมีการแบ่งหน้าที่ต่าง ๆ ในการทำงานตั้งแต่ระดับปฏิบัติการจนถึงผู้บริหาร และจะต้องไม่มีการก้าวก่ายในหน้าที่ของคนอื่น ๆ
                      2) เรื่องของกฎระเบียบการอนุมัติที่ต้องใช้ลายเซ็นต์ผู้บริหาร สำหรับองค์กรที่เป็นราชการจะประสบปัญหาในเรื่องนี้มาก เพราะมีกฏระเบียบในเรื่องของเอกสาร การนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ก็จะไม่ครบกระบวนการ นอกจากนี้ยังมีปัญหาเรื่องเกี่ยวกับลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์ ยังไม่มีในประเทศไทยทำให้การยอมรับคำสั่งการดำเนินการมีปัญหาถ้าใช้เป็นระบบคอมพิวเตอร์ แนวทางการแก้ไข ถ้าเป็นภาคเอกชนจะแก้ไขได้ง่ายกว่าภาครัฐบาล โดยการที่ผู้บริหารระดับสูงออกมาเป็นกฏระเบียบ ข้อบังคับในการปฏิบัติงาน ส่วนภาครัฐนั้นจะต้องตั้งเป็น พรบ. ขององค์กรนั้น ๆ ให้มีผลบังคับใช้ ดังเช่นที่กระทรวงการคลังได้ดำเนินการ นอกจากนี้เป็นเรื่องของผู้บริหารประเทศจะต้องรีบดำเนินการในการออกกฏหมายลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์
                      3) การไม่ยอมรับในระบบ ทั้งองค์กรภาคราชการและเอกชนเมื่อมีการนำเอาระบบ Workflow มาใช้นั้น อาจจะมีผู้ที่ไม่ยอมรับในระบบ เพราะเหมือนกับเป็นการตรวจสอบการทำงานของตนเอง แนวทางในการแก้ไข องค์กรจะต้องมีการประชาสัมพันธ์ และสร้างความเข้าใจถึงการนำเอาระบบ Workflow และประโยชน์ที่บุคลากรในองค์กรจะได้รับ เมื่อนำระบบนี้เข้ามาใช้ในองค์กร

                      2.3.2.2 โปรแกรม Workflow

                      โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ Workflow ที่จะนำมาใช้ในองค์กร ปัจจุบันนี้มีอยู่มาก แต่พอจะแบ่งออกเป็นประเภทหลัก ๆ ได้ 2 ประเภท
                           ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่ถูกเขียนขึ้นมาเพื่อใช้ในองค์กรเอง
                           ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่มีอยู่ในตลาด และสามารถนำมาใช้งานได้ทันที หรือสามารถที่จะนำมาพัฒนาให้เกิดเป็นระบบงานของตนเอง

                      2.3.2.3 แนวทางในการเลือกใช้โปรแกรม Workflow

                      ถ้าเราจะเลือกโปรแกรม ที่สามารถใช้เป็น Workflow มาใช้ในองค์กร เราควรจะพิจารณาสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ เพื่อที่จะเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับองค์กร
                          1. ความสามารถที่จะนำมาใช้ได้ตรงกับ Workflow ในองค์กร หรือสามารถที่จะพัฒนาเพิ่มเติมตามที่ต้องการ
                          2. ระบบความปลอดภัย เป็นเรื่องที่สำคัญมากในเรื่องของระบบ Workflow โดยโปรแกรมที่พบนั้นจะมีระบบการป้องกันอยู่ 2 แบบดังนี้
                                 ระบบความปลอดภัยในระดับระบบปฏิบัติการ นั่นก็คือโปรแกรม Workflow ตัวนี้ การกำหนดสิทธิต่าง ๆ ในกิจกรรม ของผู้ใช้ไปผูกติดกับระบบปฏิบัติการ ซึ่งถ้าระบบปฏิบัติการที่ใช้มีจุดอ่อนในเรื่องของการให้สิทธิ ก็จะทำให้เกิดความไม่ปลอดภัยในการใช้งาน
                                 ระบบความปลอดภัยในโปรแกรม โปรแกรมที่นำมาใช้เป็น Workflow บางตัว จะมีการกำหนดสิทธิต่าง ๆ ในตัวของโปรแกรม ต่างหาก โดยบางตัวสามารถกำหนดสิทธิมาก บางตัวกำหนดได้แค่บางส่วน
                          3. การใช้งานจะต้องง่าย และไม่ซับซ้อน

              2.3.3 ประโยชน์ของการนำเอาระบบ Workflow มาใช้ในองค์กร

                      ประโยชน์ขององค์กรเมื่อมีการนำเอาระบบ Workflow มาใช้ในองค์กร พอสรุปได้ดังนี้
                                  ลดการใช้ทรัพยากร การนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะช่วยลดกระดาษ จากเดิมที่มีการใช้กระดาษในการดำเนินกิจกรรม เมื่อนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้การใช้กระดาษจะลดน้อยลง นอกจากนี้ยังจะลดเวลาในการทำกิจกรรมต่าง ๆ ในกระบวนการลงจากเดิมที่เป็นอยู่
                                  การติดตามงานต่าง ๆ สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว จากเดิมถ้าเราดำเนินการต่างๆ ตามกระบวนการ บางครั้งเราจะไม่ทราบว่าตอนนี้กระบวนการดำเนินการไปถึงไหน บางครั้งกระบวนการ อาจจะหยุดชะงักโดยไม่ทราบสาเหตุ เมื่อติดตามอาจจะต้องใช้เวลาในการติดตาม แต่เมื่อเรานำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้ทราบว่าตอนนี้นั้นกระบวนการได้ดำเนินการไปถึงใคร หรือหน่วยงานไหน เมื่อเกิดการล่าช้าหรือหยุดชะงัก ก็สามารถที่จะติดตามในจุดที่หยุดชะงักได้ทันที
                                  การให้บริการต่าง ๆ ในองค์กร จะทำได้รวดเร็ว โดยเฉพาะองค์กรทางธุรกิจที่จะต้องแข่งขันกับเวลา การนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ รวดเร็วขึ้น การให้บริการต่าง ๆ ก็จะรวดเร็ว

เอกสารอ้างอิง

สมใจ ลักษณะ. (2547) การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน. กรุงเทพฯ : เพิ่มทรัพย์ การพิมพ์.
สุภาพร พิศาลบุตร. (2545). การวิเคราะห์งาน. กรุงเทพมหานคร : สถาบันราชภัฏสวนดุสิต.
วิวรรณ ธาราหิรัญโชติ. (2532). เทคนิคการเพิ่มประสิทธิผล. กรุงเทพมหานคร : บริษัทซีเอ็ดยูเคชั่น จำกัด.
วัชรี ธุวธรรม. (2523). ระบบพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน. กรุงเทพมหานคร : กรมการฝึกหัดครู กระทรวงศึกษาธิการ.
http://gotoknow.org/blog/sknqa/21738 เข้าถึงข้อมูล 18 เมษายน 2550
http://groups.sims.berkeley.edu/CDE/report/graphics/workflow-summary.jpg เข้าถึง 18 เมษายน 2550